Terms & Conditions | Conditions générales

These Terms & Conditions apply to live sketching services provided by Stephanie Anne Illustration for weddings, private events, corporate events and brand activations.

By confirming a booking and submitting payment, the client agrees to these terms, together with the details outlined in their invoice, proposal or service agreement.

1. Booking & Payment

A booking is confirmed once the required deposit has been received and the booking has been accepted by Stephanie Anne Illustration.

The deposit amount, remaining balance and payment deadlines are outlined in the client's invoice or service agreement.

All prices are in Canadian dollars and are subject to applicable taxes.

The remaining balance must be paid by the date specified in the invoice or service agreement. Stephanie Anne Illustration reserves the right to withhold services or delivery of artwork until outstanding balances have been paid.

2. Event Details & Scope

Services are provided based on the event date, location, duration, estimated guest count and other details agreed upon at the time of booking.

The client is responsible for providing accurate event information and notifying Stephanie Anne Illustration of any significant changes as soon as possible.

Changes to the event schedule, location, duration or guest count may affect the scope and pricing of the booking.

The number of sketches that can be completed depends on the number of artists, hours booked, guest participation and the time available during the event. Guest counts are therefore estimates rather than guarantees.

For larger events, additional artists may be recommended or required in order to accommodate the expected number of guests.

3. Live Sketching

Guests are photographed by Stephanie Anne Illustration during the event, and their sketches are created from those photographs.

The artist determines the most efficient workflow for photographing guests, completing sketches and distributing artwork based on the event schedule, guest count and service booked.

Guests may be sketched individually or in groups, depending on the booking and the time available.

For larger events, some sketches may be completed after the event and mailed to the client or guests, as outlined in the booking agreement.

4. Event Access & Working Conditions

The client agrees to provide reasonable access to the event and an appropriate working area for the artist.

The client is responsible for ensuring that the artist can reasonably access the event and complete the agreed service within the scheduled time.

If the event schedule, venue restrictions or other circumstances prevent the artist from working for part of the contracted time, the unused time may not be recoverable.

5. Travel & Additional Time

Travel fees, parking, accommodation and other travel-related expenses may apply depending on the event location and will be communicated before booking.

Any additional hours requested on the day of the event are subject to availability and will be billed at the applicable rate.

If the event runs late or the artist is asked to remain beyond the contracted service period, additional fees may apply.

6. Cancellations & Rescheduling

Cancellation and rescheduling terms are outlined in the client's invoice or service agreement.

Deposits are non-refundable except where otherwise required by applicable law.

Requests to reschedule are considered based on availability and are not guaranteed.

If Stephanie Anne Illustration is unable to provide the service due to illness, emergency or another circumstance beyond reasonable control, reasonable efforts will be made to find an alternative arrangement or reschedule the booking. If the service cannot be provided, any refund will be handled in accordance with the applicable booking agreement and law.

7. Force Majeure

Stephanie Anne Illustration is not responsible for failure or delay in providing services caused by circumstances beyond reasonable control, including severe weather, natural disasters, government restrictions, transportation disruptions, venue closure, illness or other unforeseen circumstances.

The parties will make reasonable efforts to find an alternative arrangement where possible.

8. Artwork & Variations

Each sketch is an original, hand-created artwork. Because live sketching is an artistic process, sketches may vary in appearance, composition and level of detail.

Minor variations from examples shown on the website or social media are inherent to the nature of the service and do not constitute defects.

9. Photography & Promotional Use

Stephanie Anne Illustration may photograph or film the artwork, event setup and completed sketches for portfolio, website, social media and other promotional purposes.

If a client does not wish the event or artwork to be used for promotional purposes, they may notify Stephanie Anne Illustration in writing.

10. Intellectual Property

All original artwork remains the intellectual property of Stephanie Anne Illustration.

The client receives the physical artwork created for them but does not acquire copyright or reproduction rights unless otherwise agreed in writing.

Artwork may not be reproduced, altered, commercially licensed, resold or used for commercial purposes without prior written permission.

For corporate events and brand activations, any commercial usage, reproduction or licensing requirements must be agreed upon separately in writing.

11. Client Responsibilities

The client is responsible for providing accurate information necessary to perform the service and for communicating any relevant venue restrictions or requirements before the event.

For corporate and brand events involving customized paper or artwork, the client is responsible for providing any required brand assets, specifications or other materials by the agreed deadline.

12. Limitation of Liability

Stephanie Anne Illustration will take reasonable care in providing the services but is not responsible for delays, losses or damage caused by circumstances outside the artist's reasonable control, including venue conditions, guest participation, event schedule changes, shipping carriers or third-party services.

Nothing in these terms limits any rights or remedies that cannot legally be excluded under applicable law.

13. Changes to These Terms

These Terms & Conditions may be updated from time to time. The version applicable to a booking is the version provided to or agreed upon by the client at the time of booking.

For questions regarding these Terms & Conditions, please contact Stephanie Anne Illustration.

Les présentes conditions générales s’appliquent aux services de croquis en direct offerts par Stephanie Anne Illustration pour les mariages, événements privés, événements corporatifs et activations de marque.

En confirmant une réservation et en effectuant le paiement requis, le client accepte les présentes conditions générales ainsi que les modalités indiquées dans sa facture, sa proposition ou son entente de service.

1. Réservation et paiement

Une réservation est confirmée une fois que le dépôt requis a été reçu et que la réservation a été acceptée par Stephanie Anne Illustration.

Le montant du dépôt, le solde à payer et les échéances de paiement sont indiqués dans la facture ou l’entente de service du client.

Tous les prix sont en dollars canadiens et sont assujettis aux taxes applicables.

Le solde doit être payé au plus tard à la date indiquée sur la facture ou dans l’entente de service. Stephanie Anne Illustration se réserve le droit de suspendre la prestation des services ou la remise des œuvres jusqu’au paiement de tout solde impayé.

2. Détails de l’événement et portée des services

Les services sont fournis en fonction de la date, du lieu, de la durée, du nombre estimé d’invités et des autres détails convenus au moment de la réservation.

Le client est responsable de fournir des renseignements exacts concernant l’événement et d’informer Stephanie Anne Illustration de tout changement important dans les meilleurs délais.

Toute modification à l’horaire, au lieu, à la durée ou au nombre d’invités peut avoir une incidence sur la portée et le prix des services.

Le nombre de croquis pouvant être réalisés dépend notamment du nombre d’artistes, du nombre d’heures réservées, de la participation des invités et du temps disponible pendant l’événement. Le nombre d’invités indiqué lors de la réservation constitue donc une estimation et non une garantie du nombre de croquis réalisés.

Pour les événements de plus grande envergure, l’ajout d’un ou plusieurs artistes peut être recommandé ou nécessaire afin de répondre au nombre d’invités prévu.

3. Croquis en direct

Les invités sont photographiés par Stephanie Anne Illustration pendant l’événement, et leurs croquis sont réalisés à partir de ces photographies.

L’artiste détermine la méthode de travail la plus efficace pour photographier les invités, réaliser les croquis et remettre les œuvres en fonction de l’horaire, du nombre d’invités et du service réservé.

Les invités peuvent être dessinés individuellement ou en groupe, selon la réservation et le temps disponible.

Pour les événements de plus grande envergure, certains croquis peuvent être terminés après l’événement et expédiés au client ou aux invités, selon les modalités prévues dans l’entente de service.

4. Accès à l’événement et conditions de travail

Le client s’engage à fournir à l’artiste un accès raisonnable au lieu de l’événement ainsi qu’un espace de travail approprié.

Le client est responsable de veiller à ce que l’artiste puisse accéder raisonnablement à l’événement et fournir les services prévus pendant la période réservée.

Si l’horaire de l’événement, les restrictions du lieu ou toute autre circonstance empêchent l’artiste de travailler pendant une partie du temps réservé, le temps inutilisé pourrait ne pas être récupérable.

5. Déplacements et temps supplémentaire

Des frais de déplacement, de stationnement, d’hébergement ou autres dépenses liées aux déplacements peuvent s’appliquer selon le lieu de l’événement. Ces frais seront communiqués avant la réservation.

Toute heure supplémentaire demandée le jour de l’événement est assujettie à la disponibilité de l’artiste et sera facturée au tarif applicable.

Si l’événement se prolonge ou si l’artiste est invité à rester au-delà de la période de service prévue, des frais supplémentaires peuvent s’appliquer.

6. Annulation et report

Les modalités d’annulation et de report sont indiquées dans la facture ou l’entente de service du client.

Les dépôts sont non remboursables, sauf lorsque la loi applicable prévoit autrement.

Toute demande de report sera évaluée en fonction des disponibilités de l’artiste et ne peut être garantie.

Si Stephanie Anne Illustration est dans l’impossibilité de fournir les services en raison d’une maladie, d’une urgence ou d’une autre circonstance indépendante de sa volonté, des efforts raisonnables seront déployés afin de trouver une solution de remplacement ou de reporter la réservation. Si les services ne peuvent être fournis, tout remboursement sera traité conformément à l’entente de service applicable et aux lois en vigueur.

7. Force majeure

Stephanie Anne Illustration ne peut être tenue responsable d’un défaut ou d’un retard dans la prestation des services résultant de circonstances indépendantes de sa volonté, notamment de conditions météorologiques extrêmes, de catastrophes naturelles, de restrictions gouvernementales, de perturbations des transports, de la fermeture d’un lieu, d’une maladie ou de toute autre circonstance imprévue.

Les parties s’efforceront raisonnablement de trouver une solution de rechange lorsque cela est possible.

8. Œuvres et variations

Chaque croquis est une œuvre originale réalisée à la main. Puisque le croquis en direct est un processus artistique, les œuvres peuvent varier quant à leur apparence, leur composition et leur niveau de détail.

Les variations mineures par rapport aux exemples présentés sur le site Web ou les réseaux sociaux sont inhérentes à la nature du service et ne constituent pas des défauts.

9. Photographies et utilisation promotionnelle

Stephanie Anne Illustration peut photographier ou filmer les œuvres, l’installation et les croquis réalisés lors des événements afin de les utiliser dans son portfolio, sur son site Web, sur les réseaux sociaux et à d’autres fins promotionnelles.

Si un client ne souhaite pas que l’événement ou les œuvres soient utilisés à des fins promotionnelles, il peut en aviser Stephanie Anne Illustration par écrit.

10. Propriété intellectuelle

Toutes les œuvres originales demeurent la propriété intellectuelle de Stephanie Anne Illustration.

Le client reçoit l’œuvre physique créée pour lui, mais n’acquiert aucun droit d’auteur ni droit de reproduction, sauf entente écrite contraire.

Les œuvres ne peuvent être reproduites, modifiées, utilisées à des fins commerciales, revendues ou faire l’objet d’une licence commerciale sans l’autorisation écrite préalable de Stephanie Anne Illustration.

Pour les événements corporatifs et les activations de marque, toute utilisation commerciale, reproduction ou licence doit faire l’objet d’une entente écrite distincte, lorsque applicable.

11. Responsabilités du client

Le client est responsable de fournir les renseignements nécessaires à la prestation des services et de communiquer à l’avance toute restriction ou exigence particulière du lieu de l’événement.

Pour les événements corporatifs et les activations de marque comprenant du papier ou des œuvres personnalisés, le client est responsable de fournir dans les délais convenus les éléments de marque, spécifications ou autres documents nécessaires.

12. Limitation de responsabilité

Stephanie Anne Illustration prendra des précautions raisonnables dans le cadre de la prestation des services, mais ne peut être tenue responsable des retards, pertes ou dommages causés par des circonstances indépendantes de sa volonté, notamment les conditions du lieu, la participation des invités, les changements à l’horaire de l’événement, les services de livraison ou les services de tiers.

Aucune disposition des présentes conditions générales ne limite les droits ou recours qui ne peuvent légalement être exclus en vertu des lois applicables.

13. Modification des conditions générales

Les présentes conditions générales peuvent être mises à jour de temps à autre. La version applicable à une réservation est celle qui a été fournie au client ou acceptée par celui-ci au moment de la réservation.

Pour toute question concernant les présentes conditions générales, veuillez communiquer avec Stephanie Anne Illustration.